نبذة عن DreamCatcher
شركة DreamCatcher هي شركة قابضة متعددة القطاعات تمتلك وتدير العديد من الشركات في مجالات الموضة والإعلام والطب والتجميل والاستثمارات. يدير شركة DreamCatcher الرئيس التنفيذي جمال مروان، الذي يتطلع إلى بناء فريق عمل لتوسيع مشاريعه وإنشاء شركات جديدة في المملكة العربية السعودية.
الوصف الوظيفي:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي للمدير التنفيذي على درجة عالية من التنظيم والاهتمام بالتفاصيل. يتطلب هذا الدور شخصًا استباقيًا ومحترفًا يمكنه التعامل مع مجموعة واسعة من مهام الدعم التنفيذي وإدارة الأنشطة اليومية للرئيس التنفيذي. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تواصل ممتازة، والقدرة على إدارة أولويات متعددة، وحسن التقدير للتعامل مع المعلومات الحساسة. من المتوقع أن يسافر المرشح إلى جانب الرئيس التنفيذي عند الحاجة وأن يعمل وفقًا لجدول الرئيس التنفيذي
.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم التنفيذي:
- تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير التنفيذي، بما في ذلك إدارة التقويمات وجدولة الاجتماعات والتعامل مع المراسلات.
- تنسيق وإعداد المواد للاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير.
- إدارة ترتيبات سفر الرئيس التنفيذي، بما في ذلك حجز رحلات الطيران والإقامة والنقل.
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، وضمان التواصل السلس والردود في الوقت المناسب.
- التعامل مع المعلومات السرية بأقصى قدر من الكتمان.
تنسيق الاجتماعات:
- تنظيم وإدارة جميع الخدمات اللوجستية للاجتماعات التنفيذية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والمواد والمحاضر.
- ضمان متابعة بنود العمل من الاجتماعات وتتبع التقدم المحرز.
إدارة الاتصالات:
- صياغة ومراجعة وإدارة المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى نيابةً عن الرئيس التنفيذي.
- الاحتفاظ بسجلات منظمة لجميع الاتصالات والوثائق.
السفر والخدمات اللوجستية:
- ترتيب وتنسيق مسارات السفر المعقدة للمدير التنفيذي، بما في ذلك التأشيرات وغيرها من الوثائق اللازمة.
- تأكد من تنفيذ جميع خطط السفر بشكل لا تشوبه شائبة والتعامل مع أي تغييرات أو مشاكل قد تطرأ.
إدارة المستندات:
- الحفاظ على ملفات الرئيس التنفيذي وتنظيمها، بما يضمن سهولة استرجاع الوثائق المهمة.
- إعداد وتحرير المستندات والعروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة.
مساعدة المشروع:
- مساعدة المدير التنفيذي في إدارة المشاريع الخاصة، وتتبع التقدم المحرز، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
- دعم الرئيس التنفيذي في البحث والإعداد للمبادرات الاستراتيجية وتطوير الأعمال.
دعم الأبحاث:
- إجراء أبحاث حول اتجاهات الصناعة وعروض المنافسين والأسعار لتزويد الرئيس التنفيذي بالمعلومات ذات الصلة لاتخاذ القرارات.
- ابحث في المتطلبات التنظيمية، بما في ذلك التراخيص والتصاريح اللازمة لخطوط الأعمال الجديدة المحتملة أو التوسعات المحتملة.
- لخص النتائج في تقارير واضحة وموجزة، مع تسليط الضوء على التفاصيل الرئيسية لينظر فيها الرئيس التنفيذي.
- البقاء على اطلاع على تطورات السوق والفرص المحتملة التي قد تكون ذات صلة بنمو الشركة.
- مساعدة الرئيس التنفيذي في جمع المعلومات لتقييم الأفكار والمبادرات التجارية الجديدة.
المؤهلات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.
- إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.
- خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور مماثل لدعم كبار المسؤولين التنفيذيين.
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة المهام والأولويات المتعددة بفعالية.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
- إتقان استخدام البرامج والأدوات المكتبية مثل Microsoft Office وأنظمة إدارة علاقات العملاء ومنصات إدارة المشاريع.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والكتمان والسرية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وأخذ زمام المبادرة.
- المرونة في السفر حسب الحاجة والتكيف مع جدول أعمال الرئيس التنفيذي.
عملية التقديم:
يجب على المرشحين المهتمين تقديم سيرتهم الذاتية ورسالة توضيحية توضح بالتفصيل خبراتهم ذات الصلة وتشرح سبب كونهم المرشح المثالي لهذا المنصب. يجب إرسال الطلبات إلى gamal@dreamcatcher.ws و ashraf@dreamcatcher.ws